مقدمه
دوایت آیزنهاور یکی از پربازده‌ترین زندگی‌هایی را که می‌توانید تصور کنید را تجربه کرده است. آیزنهاور سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده بود که طی دو دوره از سال 1953 تا 1961 خدمت کرد. او در دوران ریاست خود برنامه‌هایی را مانند راه اندازی اینترنت (دارپا) اکتشاف فضا (ناسا) و استفاده صلح آمیز از منابع انرژی جایگزین (قانون انرژی اتمی) ارائه کرد که مستقیماً به توسعه سیستم بزرگراهی بین ایالتی در ایالات متحده منجر شد.
آیزنهاور قبل از اینکه رئیس جمهور شود، یک ژنرال پنج ستاره در ارتش ایالات متحده بود، در طول جنگ جهانی دوم به عنوان فرمانده عالی نیروهای متفقین در اروپا خدمت کرد و مسئول طراحی و اجرای تهاجم به شمال آفریقا، فرانسه و آلمان بود.
او به عنوان رئیس دانشگاه کلمبیا خدمت کرد، اولین فرمانده عالی ناتو شد و به نوعی زمانی برای دنبال کردن سرگرمی هایی مانند گلف و نقاشی رنگ روغن پیدا کرد.
آیزنهاور توانایی باورنکردنی برای حفظ بهره وری خود را نه تنها برای هفته‌ها یا ماه‌ها، بلکه برای چندین دهه داشت. و به همین دلیل، جای تعجب نیست که روش‌های او برای مدیریت زمان، مدیریت کار و بهره وری توسط بسیاری از افراد مورد مطالعه قرار گرفته است.
معروف‌ترین استراتژی بهره وری او به عنوان جعبه آیزنهاور (یا ماتریس آیزنهاور) شناخته می‌شود و این یک ابزار تصمیم گیری ساده است که می‌توانید در حال حاضر از آن استفاده کنید. با ما همراه باشید تا در ادامه به بررسی این استراتژی بپردازیم.
ماتریس از چهار اصل تشکیل شده است:
- وظایف فوری و مهم هستند.
- وظایف فوری نیستند اما مهم هستند.
- وظایف فوری هستند اما مهم نیستند.
- وظایف فوری و مهم نیستند.
وظایف مهم: این گروه در واقع دسته‌ای از وظایف هدفمند هستند که با توجه به شخصی و یا مربوط به کار بودن ما را به هدف ذهنی خود نزدیک می‌کنند.
وظایف فوری: به آن دسته از وظایف اشاره دارد که نیاز به واکنش سریع دارند. معمولا انجام این وظایف باعث می‌شود شخص دیگری به هدف خود برسد. اما باید توجه کنید اگر انجام وظایف فوری را پشت گوش بیاندازید، با عواقب آن رو به رو خواهید شد.
دسته یک: وظایف فوری و مهم هستند
دسته اول شامل کارهای فوری و مهم یا موارد «اول انجام بده» در لیست وظایف شما است. وظایف گروه یک معمولاً شامل مهلت مقرر، شرایط اضطراری و شرایط بحرانی است. در ادامه چند نمونه از کارهای احتمالی گروه یک آورده شده است:
- ایمیل‌هایی که نیاز به توجه فوری دارند و پاسخ دهی به آن‌ها را نمی‌توانید نادیده بگیرید.
- هر مهلتی همچون مهلت انجام تکالیف، مهلت پرداخت مالیات و موارد دیگر را شامل می‌شود.
- هر شرایط اضطراری یا بحرانی که نیاز به واکنش سریع دارد.
اگر کارهای خود را زودتر از موعد مقرر انجام دهید، در آخرین لحظه استرس نخواهید داشت. به عنوان مثال، اگر می‌دانید که در یک تاریخ معین باید ویدئوی معرفی برند خود را منتشر کنید از چندین هفته قبل در حال کار باشید.
برای قرار دادن وظایف در این گروه، ابتدا باید اولویت‌های خود را کاملا تجزیه و تحلیل کنید و سپس تصمیم بگیرید که چقدر با معیارهای شما متناسب است.
دسته دوم: وظایف فوری نیستند اما مهم هستند
دسته بعدی شامل وظایفی است که فوری نیستند اما با این وجود مهم هستند. شما باید این فعالیتها را در برنامه ریزی یا تقویم خود تنظیم کنید. این وظایف معمولا شامل مراقبت از خود، خودسازی، روابط اجتماعی و برنامه ریزی برای آینده است. نمونه‌هایی از وظایف دسته دو عبارت‌اند از:
- ورزش کردن
- زمان سپری کردن با خانواده
- برنامه ریزی مالی هفتگی
- خرید مواد غذایی و موارد دیگر
- کارهای خانه
انجام وظایف در این گروه ممکن است نیاز به اراده زیادی داشته باشد زیرا هیچ هدفی برای شما در نظر گرفته نشده است. شما باید همچنان انگیزه داشته باشید که این کارها را انجام دهید، مخصوصا وقتی صحبت از مراقبت از خود باشد. این وظایف مهم هستند اما لزوماً فوری نیستند. به طور کلی، این وظایف مطابق با اهداف بلند مدت شما هستند و به رشد شما کمک می‌کنند. همانطور که گفتیم، یک مثال معمول روزمره می‌تواند ورزش باشد.
دسته سه: وظایف فوری هستند اما مهم نیستند
دسته سوم شامل مسئولیت‌هایی است که ضروری هستند اما مهم نیستند. این وظایف در هر زمان ممکن قابل انجام هستند و شامل انجام کارهایی برای دیگران می‌شود. برخی از نمونه‌های خاص این دسته عبارت‌اند از:
- پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و پیام‌های متنی.
- ایمیل‌هایی که مهم نیستند اما نیاز به توجه دارند.
- کاری به نفع همکاران، دوستان یا اعضای خانواده انجام دهید.
انجام این نوع کارها اشتباه نیست اما مهم این است که تمام وقت خود را به دیگران اختصاص ندهید و کارهای خود را فراموش نکنید. پس این موارد را به شخص دیگری ارجاع دهید که می‌تواند بهتر کمک کند یا انجام آن را به زمان دیگری منتقل نمایید.
دسته چهار: وظایف فوری و مهم نیستند
فعالیت‌های گروه چهار «اتلاف وقت» هستند. این فعالیتها نه فوری هستند و نه مهم و هیچ کاری برای نزدیک کردن شما به اهداف‌تان انجام نمی‌دهند. نمونه‌هایی از وظایف دسته چهار عبارت‌اند از:
- تماشای تلویزیون و فیلم.
- وقت گذراندن در شبکه‌های اجتماعی.
- بازی‌های ویدیوئی.
بسیاری از ما زمان زیادی را در این گروه صرف می‌کنیم. این موضوع بدان معنا نیست که شما هرگز نمی‌توانید اوقات فراغت داشته باشید. مهم است که برای مدتی دست از کار بکشید و به خود اجازه دهید کارهای این دسته را نیز تجربه کنید اما باید یک محدودیت زمانی مشخص تعیین کنید. بیشتر از یک ساعت در روز روی این فعالیتها تمرکز نکنید.
تکنیک‌های ماتریس آیزنهاور و اولویت بندی کارها
- قبل از نوشتن جدول و ماتریس آیزنهاور اهداف و اولویت‌های خود را بر اساس ارزش‌ها و خواسته‌هایتان تنظیم کنید. پیش از اقدام نسبت به هر فعالیت از خودتان بپرسید چرا دارید این کار خاص را انجام می‌دهید؟ وقتی دلیل کارها را بدانید قطعا راحت‌تر و با انگیزه‌ی بیشتری به سراغشان می‌روید.
- در هر خانه‌ی جدول آیزنهاور بیشتر از هشت کار و تکلیف را ننویسید. چون نوشتن تنها باعث اضطراب می‌شود و نمی‌توانید روی تمام فعالیتها تمرکز کنید.
- در هر خانه یک بخش خالی برای فعالیت‌های پیش‌بینی‌نشده یا عقب‌افتاده کنار بگذارید تا فشردگی بیش‌ازحد باعث افزایش اضطرابتان نشود.
- تمام فعالیت‌های شخصی و کاری را در یک جدول بنویسید، به این ترتیب می‌دانید که باید تا چه حد برای انجام هر کار زمان بگذارید.
سخن پایانی
ماتریس آیزنهاور یک استراتژی کامل نیست، اما بسیاری از افراد باتجربه آن را یک ابزار تصمیم‌گیری مفید برای افزایش بهره‌وری و حذف رفتارهایی دانسته‌اند که انرژی ذهنی را می‌گیرند، زمان را تلف می‌کنند و به ندرت افراد را به سمت اهداف خود سوق می‌دهند. شما می‌توانید با مطالعه‌ی این مقاله نسبت به اولویت بندی و تقسیم زمان روزمره‌ی خود اقدام کرده و نتیجه‌ی کار را مقایسه کنید.
