مقدمه
استفاده از یک فضای کار مشترک انرژی و انگیزه‌ی بالایی را در افراد تقویت خواهد کرد. به عبارت دیگر همکاری و خلاقیتی که در یک دفتر شلوغ تجربه می‌کنید بهتر از یک محیط بسته و کم جمعیت است. این موضوع می‌تواند شما را تشویق کند که نه تنها مدت زمان بیشتری را کار کنید، بلکه نتایجی را ارائه دهید که نوآورانه تر هستند.
کار در فضایی با طراحی زیبا و خلاقانه و شبکه سازی با افراد متفاوت، پادزهری برای تنهایی و یکنواختی کار در خانه است. در بعضی از موارد استفاده از محیط کار مشترک باعث می‌شود تا شما تمرکز خود را از دست بدهید و یا حتی عقب بمانید. در این مقاله به شما راهکارهایی را ارائه می‌دهیم تا در برابر این مشکلات به خوبی ظاهر شوید.
کار در یک فضای کار مشترک چگونه است؟
امروزه Coworking به مجموعه‌ای از ترتیبات اداری انعطاف‌پذیر و یا معمولاً یک فضای اداری خصوصی، به عبارت دیگر، یک دفتر مبله با امکانات مشترک اضافی از آشپزخانه و سالن‌ها گرفته تا اتاق‌های جلسه رزرو، استودیوهای پادکست و سالن‌های ورزشی اشاره دارد. این بدان معناست که اکثر شرکت‌ها می‌توانند ترتیب مناسبی را برای افراد خود انتخاب کنند. به اشتراک گذاری اخبار، بحث در مورد دیدگاه‌های مختلف و طوفان فکری با افراد دیگر انگیزه و روحیه را افزایش می‌دهد. این ها عواملی است که به افزایش بهره وری در محل کار کمک می‌کنند.
با این حال، علاوه بر تسهیلات مشترک، بسیاری از دفاتر همکار شامل صندلی‌هایی با پلان باز برای پذیرایی از کارکنان راه دور، فریلنسرها و کارمندهای پاره وقت هستند.
با این تفاسیر چگونه می‌توانید تعادل ایجاد کنید تا به شما کمک کند در یک محیط کاری سازنده ترین خود باشید؟
در اینجا 8 نکته برای بهبود بهره وری در فضاهای کاری آورده شده است:
1. یک برنامه زمانی ایجاد کنید
لیست کارهای خود را به صورت هفتگی یا حتی روزانه بسازید. یک جدول زمانی همراه با ضرب الاجل برای تکمیل وظایف ایجاد کنید. به آن پایبند باشید و هر بار که کاری را تمام کردید یا به هدف خود رسیدید به خود پاداش دهید. با استفاده آسان از ابزارهای نرم افزاری مدیریت پروژه مانند Monday.com یا Trello، تبدیل ایده‌های خود به عمل آسان است.
2. به طور منظم استراحت کنید
در تلاش خود برای ادامه مسیر، اغلب از نیاز به استراحت برای شارژ فیزیکی و ذهنی غفلت می‌کنیم. در محل کار مهم است که در فواصل زمانی منظم استراحت کنید و برنامه‌های فناوری مختلفی مانند Pomodoro Tracker وجود دارد که این کار را به ما یادآوری می‌کند تا یک ریتم بهینه روز کاری بسازیم. در طول هر استراحت می‌توانید دراز بکشید، پیاده‌روی کنید، با یک همکار یا دوست ارتباط برقرار کنید و قهوه بنوشید.
3. تمام عوامل حواس پرتی را حذف کنید
سعی کنید از هدفون یا گوش‌گیر استفاده کنید تا صدای ناخواسته را حذف کنید. در پلتفرم‌های ارتباطی مانند Slack یا Whatsapp به حالت «آفلاین» یا «در دسترس نیست» بروید و اعلان‌های آزاردهنده‌ای را که حواس شما را از کار در دست منحرف می‌کنند، خاموش کنید. جابه‌جایی به گوشه‌ای ساکت‌تر در دفتر یا باجه تلفن را در نظر بگیرید، دور از هیاهوی معمولی که در آشپزخانه و قسمت‌های استراحت وجود دارد.
4. محل کار خود را تمیز نگه دارید
ما در طول عمر خود به طور متوسط حدود 90000 ساعت را پشت میز کار می‌گذرانیم. این بخش بزرگی از زندگی ما است که می‌توانیم آن را تغییر دهیم. یک میز مرتب و جذاب می‌تواند برای بهره وری معجزه کند. هدف شما باید این باشد که فضای کارتان نه تنها تمیز، بلکه از شلوغی هم دور باشد. لازم به ذکر است که دور انداختن وسایل اضافه و جمع آوری روزانه زباله ها در بهتر شدن کارایی و سرعت نقش بالایی دارد.
5. از فناوری ارائه شده توسط فضای کاری خود بهره ببرید
اگر مدتی را در خانه کار کرده باشید، متوجه خواهید شد که اتصالات ضعیف وای فای، مشکلات چاپگر و خرابی تهویه مطبوع چقدر آزاردهنده است. این موارد به طور کلی وقت شما را تلف می‌کنند. کار مشترک تمام وقت، سر و صدا و هزینه را برای نگهداری، ارتقا و تعمیر تمام نیازهای IT شما می‌گیرد. در این زمان است که باید با تمام نیازهای فنی خود کنار بیایید تا بهره وری و خروجی شما را تحت تاثیر قرار ندهد.
6. از استراحت‌های کاری برای برقراری ارتباط با سایر اعضا استفاده کنید
صرف زمان برای برقراری ارتباط با همکاران و سایر اعضای جامعه تجربه کاری شما را افزایش می‌دهد. این فقط سرریز دانش یا خلاقیت نیست که از تعامل اجتماعی با افراد مختلف سرچشمه می‌گیرد، بلکه به بیان ساده، کارکنان شاد کارکنان مولد می‌سازند. پس با همکاران خود آشنا شوید. به پروژه‌های کاری آن‌ها علاقه مند شوید. ایده‌هایتان را با یکدیگر به اشتراک گذاشته و در نهایت از روند کاری هم، حمایت کنید. این همکاری به نفع شخصی و حرفه‌ای شما خواهد بود و یکنواختی روز را می‌شکند و آن را شادتر می‌کند.
7. از اتاق‌های جلسه یا اتاق‌های خصوصی استفاده کنید
اگر در آخرین مهلت برای یک پروژه مهم هستید یا سعی می‌کنید آرامش و سکوتی برای فکر کردن، نوشتن یا برگزاری یک مکالمه کاری پیدا کنید، پس یک اتاق خصوصی یا اتاق جلسه رزرو کنید.
8. مراقبت از خود را تمرین کنید
از خود سوال کنید که چگونه می‌توانم زمانی را در برنامه ام برای یوگا، مدیتیشن یا کوتاه کردن مو در نظر بگیرم. سعی کنید صبح زودتر از خواب بیدار شوید و به ورزش بروید یا حتی 10 دقیقه در وسط روز برای تمرین تنفس عمیق پیدا کنید. برنامه Calm نکات، محتوا و تمرین‌هایی به اندازه قطعه ارائه می‌کند تا به شما در کاهش استرس و بهبود تمرکز کمک کند. حتی یک مراقبت کوچک از خود می‌تواند برای مدت‌ها به افزایش بهره وری شما کمک کند.
در حالی که این لیست کاری ساده مانند مرتب نگه داشتن میز کار، پایبندی به برنامه و استراحت‌های منظم همگی می‌توانند به تمرکز کامل شما کمک کنند، گاهی اوقات ممکن است مشکل بزرگ تری وجود داشته باشد. احساس بی انگیزگی پایه و اساس تعویق است، که دشمن اصلی بهره وری به حساب می‌آید؛ بنابراین باید نسبت به کاری که در حال انجام آن هستید علاقه‌ی بالایی داشته باشید.
سخن آخر
شما به عنوان بخشی از جامعه می‌توانید جنبه‌های اجتماعی را انتخاب کرده و اجازه دهید تا بهره‌وری در زمینه ارتباطات و همکاری رشد کند. همچنین می‌توانید در گوشه‌ای ساکت پنهان شوید تا کارهای جدی و بدون وقفه انجام دهید. چه در یک دفتر خصوصی، چه در فضای باز یا پشت میز مشترک کار کنید، این نگرش، تمایل و عادات کاری شما را به سمتی هدایت می‌کند تا بتوانید بهترین نتیجه و کیفیت را در اختیار داشته باشید.
